Mengurus dan Menjaga Sistem Dokumen (SMK)

Pengertian Indeks

A.    Indeks mempunyai tiga macam pengertian yaitu,

1.      Secara umum, indeks diartikan sebagai alat bantu untuk menemukan suatu tempat.

2.      Dari segi perpustakaan, indeks diartikan sebagai katalogisasi mengenai judul buku, deskripsi buku, judul masalah, nomor klasifikasi, dan susunan dalam menempatkan bukusesuai dengan klasifikasinya.

3.      Dari segi kearsipan, indeks diartikan sebagai petunjuk atau tanda pengenal untuk memudahkan dalam penentuan tempat penyimpanan arsip.

B.     Kegunaan Indeks

Indeks memiliki banyak kegunaan khususnya dalam bidang administrasi, kegunaan indeks diantaranya:

1.      Untuk mengelompokkan atau menyatukan dokumen yang memiliki kode dan kegiatan yang sama kemudian disatukan ke dalam satu berkas.

2.      Sebagai media menemukan kembali dokumen

C.     Syarat-syarat Mengindeks

Syarat-syarat dalam mengindeks antara lain,

1. Singkat, jelas, dan mudah dipahami
2.  Menggunakan kata yang mudah dimengerti
3. Memiliki orintasi kepada kebutuhan pemakai
4. Diambil dan ditentukan oleh isi surat tersebut

Mengindeks Nama Orang dan Perusahaan

Mengindeks adalah menentukan urutan unit-unit atau bagian-bagian dari kata tangkap/ caption  yang akan disusun menurut abjad. Kata tangkap dapat berupa nama orang , nama badan, nama masalah, nama tempat, atau angka tergantung dari sistem penyimpanan yang digunakan. Kata tangkap merupakan tanda pengenal
(ID) dari suatu warkat yang disimpan, sehingga kata tangkap dipilih berdasarkan sistem penyimpanan yang digunakan.

1. Jika menggunakan sistem penyimpanan sistem abjad (alphabetical filling sytem) , yang menjadi kata tangkapadalah nama orang atau nama badan/ lembaga/ perusahaan/ organisasi. Oleh karena itu, yang diindeks adalah nama orang atau organisasi.
2. Jika menggunakan penyimpanan sistem subyek (subjectical filling system), yang menjadi kata tangkap adalah nama masalah / subyek dari surat atau arsip yang disimpan.
3.  Jika menggunakan penyimpanan sistem tanggal (cronological filling system) , yang menjadi kata tangkap adalah tanggal surat dari suatu arsip yang disimpan.
4. Jika menggunakan penyimpanan sistem wilayah (geografical filling system), yang menjadi kata tangkap adalah nama tempat / daerah/ wilayah dari surat yang disimpan.
5.  Jika menggunakan penyimpanan sistem nomor (numerical  filling system ) , yang menjadi kata tangkap adalah nomor urut yang terdapat pada buku arsip.

Peraturan Mengindeks Nama Orang

a. Nama tunggal diindeks seperti nama itu ditulis. Contoh: Crisnandi, Setyo Crisnandi  = Kode Abjad Cr

b. Nama ganda atau nama lengkap diindeks dari belakang.

Contoh: Aryo Wibisono = Kode Abjad Wi

c. Jika nama yang diindeks menggunakan gelar, maka yang diindeks sebagai unit pertama adalah nama asli atau nama marga.

d. Nama yang menggunakan singkatan , baik di depan maupun di belakang dan tidak diketahui kepanjangannya, diindeks lebih dulu nama jelasnya. Tetapi jika diketahui kepanjangannya, diindeks lebih dulu kepanjangannya.

Contoh:  BJ. Habibie = Ha

Peraturan Mengindeks Nama Perusahaan dan Organisasi

a.                Untuk perusahaan, diindeks terlebih dahulu kata yang penting, kemudian jenis badan hukumm atau kegiatannya.

Cotoh: PT. Unilever Indonesia = Un

Untuk perusahaan yang menggunakan singkatan, singkatannya dipanjangkan dahulu, kemudian diindeks. Tetapi untuk nama perusahaan yang lebih terkenal dengan akronimnya (singkatan), dapat diindeks dengan akronim tersebutselanjutnya diberi tunjuk silang.

b. Nama perusahaan yang terdiri dari angka sebagai bagian dari nama tersebut, angka itu diindeks satu unit.

Contoh: Toko 234 = Du

c. Nama perusahaan yang memakai tanda penghubung sepertidari, dan, pada, of, and, dan sebagainya, tidak  diperhatikan dalam mengindeks dan ditempatkan di antara dua tanda kurung.

Contoh: Modern Fashion and Make-Up = Mo

d. Nama badan usaha yang bergerak di bidang pendidikan seperti sekolah, akademi, dan universitas diletakkan pada akhir.

Contoh:  Universitas Negeri Yogyakarta = Yo

e. Nama instansi pemerintah yang diutamakan adalah nama pokok dari instansi tersebut. Sifat organisasi, seperti departemen, kantor, jawatan, lembaga, bagian, dan seksi ditempatkan di unit terakhir.

Contoh:  Lembaga Administrasi Negara = Ad

f. Nama organisasi/ perhimpunan, yang diindeks kata pengenal terpenting dari nama itu, kemudian sifat organisasi, seperti persatuan, perhimpunan, partai, dan lain-lain ditempatkan pada unit terakhir.

Contoh: Himpunan Mahasiswa Indonesia = Ma

Sumber: Mengoperasikan Prosedur Administrasi SMK